نکاتی برای ارسال رزومه به شرکت‌ها و کارفرمایان

آیا برای درخواست شغل خود نیاز دارید که رزومه را از طریق ایمیل ارسال کنید؟ ممکن است در زمان ارسال ایمیل در مورد بهترین راه برای انجام این کار گیج شده و قوانین ارسال رزومه از طریق ایمیل را ندانید. ممکن است سؤالاتی مانند اینکه آیا باید رزومه را در پیوست ایمیل ارسال کنم یا باید اطلاعات و رزومه را در متن ایمیل وارد کنم؟ ذهنتان را درگیر کرده باشد.

اولین نکته که باید آگاه باشید: همیشه دستورالعمل‌های کارفرما را درمورد نحوه ارسال رزومه با دقت بخوانید. نحوه چگونگی ارسال ایمیل و قوانینی که شرکت مربوطه اعلام کرده است، را حتماً بخوانید و رعایت کنید. ممکن است از شما خواسته شود رزومه خود را به‌صورت آنلاین در وب‌سایت شرکت مربوطه بارگذاری کنید یا از طریق ایمیل ارسال کنید.

اگر از شما خواسته شد رزومه خود را از طریق ایمیل ارسال کنید، ممکن است به شما نکاتی توصیه شود مانند موارد زیر:

به‌عنوان ‌مثال، کارفرما ممکن است از شما بخواهد که رزومه در فرمت‌های PDF یا Word ایمیل کنید. عموماً از شما خواسته می‌شود رزومه را در قالب‌های اعلام شده به‌عنوان پیوست پیام ایمیل نمایید.

نکات مهم در ارسال ایمیل رزومه به کارفرما:

• از دستورالعمل‌ها پیروی کنید:

  همان‌طور که گفته شد؛ اولین قدم هنگام ارسال ایمیل از طریق رزومه، انجام همان مواردی است که در آگهی استخدام بیان شده است. اگر از شما خواسته شده که رزومه خود را در قالب خاصی ارسال کنید یا رزومه خود را با یک نام خاص ذخیره کنید، حتماً این کار را انجام دهید. کارفرمایان رزومه‌هایی که شرایط اعلام شده آن‌ها را رعایت نکرده باشند، کمتر در نظر می‌گیرند.

• از موضوع واضح و مناسب در ایمیل استفاده کنید:

  موضوع ایمیل اولین چیزی است که کارفرما مشاهده خواهد کرد و در تصمیم گیری کارفرما در باز کردن یا باز نکردن ایمیل شما مؤثر است. اطمینان حاصل کنید که در عنوان موضوع، هدف ایمیل به وضوح مشخص شده است تا کارفرما آن را به عنوان نامه هزر یا اسپم اشتباه نگیرد و از آن چشم‌پوشی نکند.

  موضوع ایمیل باید شامل عنوان شغل و نام شما باشد و حتماً مراقب باشید اشتباهات املایی نداشته باشد. به‌عنوان نمونه:

  • عنوان شغل - نام شما
  • رزومه دستیار اداری – نام شما
  • سمت مدیر ارتباطات – نام شما
• ساده‌نویسی:

  چه بخواهید رزومه و اطلاعات خود را در متن پیام ایمیل قرار بدید یا به‌عنوان پیوست ارسال کنید، قلم و سبک نوشتاری خود را ساده نگه دارید و هر قالب‌بندی فانتزی را حذف کنید. از کدهای HTML، قلم‌های رنگی یا تصاویر استفاده نکنید. ممکن است در مقصد، کارفرما فرمت و غالب بندی ایمیل شما را به دلیل متفاوت بودن سیستم‌های ایمیلی نبیند، پس بهتر است از یک فرمت و سبک ساده و عمومی استفاده کنید.

• پیوست ایمیل یا متن ساده در محتوای ایمیل:

  ممکن است بعضی از کارفرمایان پیوست را نپذیرند، در چنین مواردی رزومه خود را به‌عنوان متن ساده در پیام ایمیل خود قرار دهید. با این حالت، وقتی هیچ دستورالعملی اعلام نشود، ساده‌ترین راه برای ارسال رزومه، پیوست است که محتوای رزومه و قالب شما حفظ شود.

  نامه و متن همراه در کنار رزومه می‌تواند هم پیوست شود و هم در متن ایمیل نوشته شود.

• انتخاب فرمت رزومه:

  حتماً متن آگهی استخدام را با دقت بخوانید تا همان فرمت درخواستی رزومه را ارسال نمایید. درصورتی‌که نوع فرمت ارسالی اعلام نشده بود، رزومه را با فرمت‌های doc. یا docx. و یا PDF ارسال کنید. این فرمت‌ها معمولاً توسط کارفرمایان ترجیح داده می‌شوند.

  اگر رزومه شما با نرم‌افزارهای دیگر و فرمت‌های دیگر بود آن‌ها را به فرمت‌های درخواستی تغییر بدهید.

• اسم رزومه پیوستی خود را مرتبط بنویسید:

  اگر رزومه خود را در ایمیل پیوست می‌کنید، حتماً توجه داشته باشید و حرفه‌ای‌تر است که، رزومه خود را با نام اسم و فامیل خود ذخیره کرده و پیوست کنید تا هم کارفرما بداند شما چه کسی هستید هم در بررسی‌ها بعدی راحت‌تر با اسم، رزومه شما پیدا کنند. به‌عنوان مثال می‌توانید اسم رزومه خود را با این فرمت : "اسم-فامیل-رزومه" ذخیره کنید.

  از نام‌های عمومی و پیش‌فرض مثل " رزومه" ، "رزومه 1" و ... استفاده نکنید چون در درجه اول غیرحرفه‌ای بودن شما را نشان می‌دهد و به کارفرما القا می‌کند که شما به‌اندازه کافی به کار اهمیت نمی‌دهید تا رزومه خود را متناسب با خود و موقعیت تهیه کنید.

• امضای خود را در انتهای پیام داشته باشید.

  در پایین پیام ایمیل یک امضای ایمیل حاوی اطلاعات تماس و لینک لینکداین خود قرار دهید. تا مدیر منابع انسانی به‌آسانی بتواند با شما تماس بگیرد.

نکاتی برای ارسال ایمیل از طریق رزومه باید رعایت کرد:

• از یک آدرس ایمیل حرفه‌ای استفاده کنید:

  حتماً از یک آدرس ایمیل حرفه‌ای که شامل نام یا بخشی از نام شما باشد استفاده کنید. استفاده از ایمیل‌های فانتزی و مخفف شده که حاوی کلمات غیرمرتبط هستند کار غیرحرفه‌ای هست.

• نمونه‌های رزومه‌ها را بررسی کنید:

  نمونه‌هایی از ایمیل‌هایی با رزومه‌های پیوست شده و ایمیل‌هایی حاوی رزومه در متن پیام ببینید و بررسی کنید. با این کار می‌توانید نحوه قالب‌بندی ایمیل ارسالی خود را درک کنید.

• تست قبل از ارسال ایمیل:

  قبل از اینکه ایمیل را به کارفرما ارسال کنید، بهتر است یک نسخه آزمایشی آن را برای خودتان ارسال کنید تا مطمئن شوید که همه چی درست و کامل است.

  رزومه خود را ضمیمه کنید سپس برای خود ارسال کنید تا بررسی کنید که قالب‌بندی کار می‌کند، فایل پیوست را دانلود کرده و مطمئن شوید به‌درستی باز می‌شود. وقتی همه چیز خوب به نظر رسید، آن را برای کارفرما ارسال کنید اگر مشکلی وجود داشت مطالب خود را ویرایش و اصلاح کرده و بعد ارسال کنید.

• اسناد و متون را با دقت بررسی، ویرایش یا اصلاح کنید.

  مطمئن شوید هیچ‌کدام از محتواهای داخل ایمیل غلط املایی، مشکلات دستور زبانی و نامرتبی فونت نداشته باشد. همان گونه که برای مکاتبات کاغذی حساسیت نشان می‌دهید برای مکاتبات الکترونیکی نیز توجه زیادی به خرج دهید تا یک ایمیل حرفه‌ای ارسال کرده باشید.

  درصورتی‌که متن‌های ارسالی فارسی یا انگلیسی باشد برای اصلاح هر غلط املایی و نگارشی می‌توانید از نرم‌افزارهای پردازش کلمه، در جهت پیداکردن و رفع این مشکلات استفاده کنید.

• مقدمه در ایمیل خود بگنجانید:

  اگر رزومه و نامه خود را در پیوست ارسال می‌کنید، بهتر است یک معرفی کوتاه در متن پیام خود قرار دهید. در آن شغل موردنظر خود را ذکر کنید و بیان کنید که رزومه در پیوست ایمیل برای کارفرما ارسال شده است.

نمونه متن ایمیل:

موضوع: موقعیت شغلی مدیریت خدمات مشتریان – نام شما

مدیر محترم امور استخدامی
با سلام
اینجانب بسیار علاقه‌مند هستم که برای موقعیت شغلی مدیریت خدمات مشتریان که در وب‌سایت --- ذکر شده، درخواست نمایم.
رزومه و نامه اینجانب در پیوست ارسال شده است. در صورت نیاز به ارسال اطلاعات بیشتر، لطفاً به من اطلاع دهید.
سپاس از توجهتان

نام و نام خانوادگی
پست الکترونیک
تلفن
اکانت لینکداین